Vi har alle brug for et effektivitetsboost en gang imellem – nogle gange endda i løbet af dagen. Vi har alle et ønske om at være mere effektive af forskellige personlige årsager – for at opnå mere, tjene flere penge, blive hurtigere færdig for at få mere fritid, for at nå vores mål.
Men uanset årsagen så vil disse tips øge din personlige effektivitet.
1. Gør de vigtigste ting først
Dine vigtigste opgaver – de opgaver der gør den største forskel den pågældende dag – skal have prioritet over alt andet. Vi ved alle, at der opstår ”ildebrande” i løbet af dagen, uventede telefonopkald, emails og personer, der bare dropper forbi og meget andet, der forstyrrer din dag og dine planer. Så hvis du ender med at skubbe dine vigtigste opgaver til sidst på dagen, ender det ofte med, at du ikke når dem.
Prøv at få de 2-3 vigtigste opgaver klaret som det allerførste før du går i gang med noget andet. Hvis du kan klare det, bliver resten af dagen en ren fest!
2. Stå tidligt op
Fastslå hvad du gerne vil opnå hver morgen og opbyg en rutine rundt om det. Vil du træne? Gør det om morgenen. Tjekke emails? Fint. Skrive en blogpost? Godt tidspunkt. Morgenen er en frisk start, fredfyldt, uden telefoner, der ringer og konstante email notifikationer.
Hvis du kan klare de vigtigste opgaver om morgenen er resten af dagen en leg.
3. Reducer din informationsstrøm
Tænk over al den information du modtager via email, blogs, mailinglister, nyhedsbreve, aviser og magasiner og reducer den så kraftigt. Du vil spare en masse tid, du ellers bruger på at læse.
For alt andet som stadig kommer ind efter du har ryddet kraftigt op, bør du overveje om du virkelig har brug for den information løbende. De fleste gange er svaret nej.
Efter den proces bør du have meget mindre at læse. Næste skridt er at skimme det, der kommer ind og kun læse det, der er virkelig interessant. Slet resten og bliv ved med at slette og framelde.
Det kan give dig masser af tid, du kan bruge på vigtigere ting – som at nå dine mål.
4. Ryd op på dit skrivebord og kontor
Ryd dit skrivebord ved at tage en ting ad gangen. Opgaven er at fjerne alt, der distraherer både på skrivebordet og på computeren. Hvis du har en ren og ryddet arbejdsplads, kan du bedre fokusere på den opgave, du er i gang med.
Når alle forhindringer og distraktioner er minimeret skal du fokusere på den opgave, du er i gang med. Lad vær med at tjekke emails, lad vær med at arbejde på fem projekter ad gange og arbejd koncentreret til du er færdig med opgaven. Og så kan du juble bagefter.
5. Start med at arbejde tidligt – arbejd færre timer
Mine bedste arbejdsdage er når jeg starter med at arbejde tidligt og begynder arbejdsdagen i de tidlige morgentimer, hvor der er roligt og inden telefonerne ringer og kontoret begynder at summe af liv (og kaos). Det er dejligt fredfyldt og jeg kan arbejde uden afbrydelser og uden at miste fokus.
Jeg får ofte udført mine vigtigste opgaver inden andre møder ind og resten af dagen kan jeg håndtere det, der dukker op eller (endnu bedre) starte på den næste dags opgaver.
Og så undgår man myldretiden!
Men også det andet tip er vigtigt for effektiviteten: arbejd færre timer og gå tidligt hjem. Det er lidt paradoksalt, men hvis du arbejder færre timer og ved at din tid er begrænset, arbejder du mere fokuseret og effektivt.
Og så har du mere tid til dig selv. Det er win-win.
6. Undgå møder
Det er svært at undgå møder, så når du skal, så gør dem effektive. Jeg forsøger næsten altid at undgå møder – med mindre det er med kunder. Svaret er: ”Desværre, jeg kan ikke deltage. Jeg er optaget af et vigtigt projekt lige nu”. Og det er altid sandt. Jeg har altid igangværende projekter, der er vigtigere end et møde.
Du har sikkert ikke mulighed for slippe for alle møder, så her er nogle simple tips til at gøre dem mere effektive:
- Alle møder skal have en agenda, så deltagere kan forberede sig inden mødet.
- Mødet skal have et formål. Hvad vil vi opnå med mødet?
- Noter vigtigste punkter og ikke mindst vedtagne aktiviteter.
- Gennemgå næste aktiviteter ved slutningen af mødet.
- Få dine aktiviteter føjet til din to-do liste, så du ikke glemmer dem.
7. Undgå unødvendigt arbejde
Hvis vi bare udfører alt arbejde, der kommer forbi os, løber vi hurtigt tør for energi og effektiviteten vil blot dale. Du er kun effektiv, når du arbejder på ting, der driver dig fremad mod et mål. Eliminer ikke vigtige opgaver fra din to-do liste og begynd så at sige nej til nye opgaver, der ikke er essentielle.
Hvis du ikke tager disse skridt og siger et højt og tydeligt nej, så bliver du overbebyrdet med arbejde, som du simpelthen ikke behøver at udføre. Skær det ikke-essentielle fra og fokuser på det, der virkelig betyder noget.
8. Lav de hårde opgaver først
Du ved hvilke opgaver jeg taler om. Dem du har udsat, men som du skal lave på et eller andet tidspunkt. Nogle gange, når du udsætter ting ender det med at blive ting, du egentlig ikke behøver at gøre. Men det er sjældent. Som regel skal de bare udføres. Det er dine hårde opgaver.
Tag tyren ved hornene og lav dem som de første hver dag.
9. Arbejd offline så meget som muligt
For at øge din personlige effektivitet bør du koble nettet fra! Det virker! Sæt (få) faste tidspunkter af til at læse og svare emails og begynd først at læse blogs eller sociale medier, når du har klaret dine vigtigste opgaver. Sæt telefonen på lydløs og læg den væk så du ikke kan se notifikationerne.
Når du går online så sæt en timer på (f.eks. 30 min.). Når timeren lyder så gå offline igen indtil den næste slot, hvor du er online.
Du bliver overrasket over, hvor meget arbejde du kan nå.
10. Gør noget du elsker
Dette er måske ikke et helt normalt effektivitetstip, men giv det en tanke alligevel. Hvis du virkelig har lyst til at gøre noget, så vil du arbejde som en i helvede for at få det færdigt. Du vil arbejde ekstra hårdt, flere timer og du vil højst sandsynligt ikke lave nogle overspringshandlinger. Det er arbejde, du egentlig ikke rigtig har lyst til, du udsætter.
Ved at følge de første 9 tips, kan du få mere tid til at arbejde på et projekt du elsker eller er mere passioneret omkring end dit normale arbejde. Og måske en dag gøre din drøm til virkelighed?
Om forfatteren
