Email er et fantastisk værktøj. Men det er også et værktøj, der gør det nemt at lave overspringshandlinger. Det er nemmere lige at ordne emails i stedet for meget vigtigere opgaver.
Men det er ikke email i sig selv, der styrer – det er hvordan du anvender systemet. Derfor er effektiv emailhåndtering vigtig.
Jeg har selv været “afhængig” af email, men nu har jeg indført nogle gode email vaner, hvor jeg kun tjekker og besvarer emails to gange om dagen. Hurtigt og effektivt.
Det er vaner, der virker for mig og som hjælper mig med at bruge mindst mulig tid i indbakken, være mere produktiv og fokusere mere på vigtige opgaver. Og så har jeg en indbakke, der er helt tom mindst en gang om dagen, hvilket er en fantastisk følelse.
Her kommer mine 10 tips til emailhåndtering. Jeg siger ikke at du absolut skal bruge netop dem, men det er i hvert fald nogle vaner, der har hjulpet mig gevaldigt:
1. Start ikke dagen med email
Lad ikke email styre din dag og planlægning. Hvis du er, som jeg var og som de fleste er, så starter du dagen med at gå i indbakken og læse mails. Det kan jo være, der er noget vigtigt!
Lad vær med det!
For så er det indbakken, der styrer din dag og dine opgaver. Start i stedet med at lave de vigtigste opgaver om morgenen inden du åbner mails. Jeg anvender de 3 første timer hver dag med at løse de vigtigste opgaver, som jeg har planlagt. Det er typisk at udføre nogle kundeopgaver i min konsulentforretning, skrive blogindlæg som dette eller udføre andre vigtige opgaver.
Det er en utrolig dejlig følelse at kunne sætte en streg over disse allerede om formiddagen.
Først derefter åbner jeg emails.
2. Håndter kun emails to gange om dagen
Det er ikke nødvendigt at besvare en email lige når den kommer ind i indbakken, for så bliver det hurtigt en overspringshandling at læse emails hele tiden. Slå notifikationer fra på telefonen og PC’en og gå så kun i indbakken to gange om dagen. Jeg håndterer email kl. 11.00 og kl. 16.00.
Læg mærke til at jeg kalder det “håndtere emails” – ikke “læse emails”. Jeg åbner mine emails og håndterer dem, så de fjernes fra indbakken, der efterfølgende er tom.
3. Tag handling på dine mails
Når jeg åbner en mail, tager jeg en hurtig beslutning med en af de følgende handlinger:
- Slette/arkivere.
- Handle med det samme (hvis det tager under 2 minutter) og så besvare/arkivere.
- Tilføje til min to-do liste for at udføre senere og så arkivere.
Der efterlades ingen emails i indbakken – den er tom efterfølgende.
4. Tilføj opgaver til din kalender
En af mine bedste vaner er at åbne min kalender og tilføje “to-do emails” til den. Hvis jeg skal følge op på noget eller nogen, så ryger det i kalenderen. Skal en opgave fra en email først udføres senere, så ryger den i kalenderen. Det sker helt automatisk nu og jeg glemmer sjældent noget.
5. Skriv korte emails
Jeg besvarer de fleste emails med 1-3 sætninger og meget sjældent med mere end 5 sætninger. Hvis jeg gør, så skal jeg virkelig overbevise mig selv først. Hvis det kræver en større afhandling, så laver jeg det i Word eller andet og deler det efterfølgende med personen.
Når du skriver korte emails, så tager det ikke lang tid at besvare og den anden person (eller personer) skal ikke bruge en masse tid på at få den vigtigste information.
6. Tilføj opgaver til din to-do liste
En indbakke er ikke det bedste værktøj som to-do liste da
- dine opgaver er et mix af alle mulige andre ting, så det kan være svært finde ud af, hvad der skal udføres;
- emnelinjerne i emails indeholder sjældent den handling, du skal udføre, så du skal huske hvad du skal lave, når du ser emnelinjerne;
- når du tjekker din to-do liste (din indbakke), er der andre beskeder, du bliver optaget af og på den måde bliver du distraheret fra de vigtige opgaver.
Det er bedre at oprette din to-do liste et andet sted. Det kan være et simpelt tekst-dokument eller et program som Todoist, som jeg selv anvender. På den måde undgår du distraktioner.
7. Lad kun ulæste emails være i din indbakke
Jeg har vænnet mig til, at når jeg først har åbnet eller læst en email, så skal den ud af indbakken – jeg tager action på den. En gang imellem efterlader jeg dog emails i indbakken, hvis jeg er under tidspres. Men kun emails, jeg ikke har nået at læse/tage action på.
8. Læs senere
Jeg får flere nyhedsbreve med ny viden og også emails fra andre, der gerne vil have, at jeg læser en artikel eller lignende. Til det brug har jeg en mappe, jeg kalder “fredag”. Hver fredag anvender jeg selv 2 timer på at “blive klogere” og opdateret omkring, hvad der sker i min branche. Så alle emails med længere indhold og hvor der ikke skal tages action ryger i denne mappe og så læses de fredag eftermiddag.
9. Afmeld med hård hånd
Hvis der kommer emails, som jeg ikke læser og ikke ønsker at se mere, så er jeg blevet hård med at klikke på afmeld i diverse email nyhedsbreve. Jeg sætter også gerne filtre op, så personer, der spammer mig, ikke har held med at få emails til min indbakke.
10. Luk ned for email når du er færdig
Når jeg har håndteret mine emails så godt jeg kan og indbakken forhåbentlig er tom, så lukker jeg programmet ned og så er der ikke grund til at åbne igen før mange timer og mange vigtige opgaver senere. Som jeg skrev tidligere, tjekker jeg kun email to gange om dagen – kl. 11 og kl. 16.
[powerkit_separator style=”solid” height=”1″]
Hvis din indbakke er rigtig fuld lige nu, så kan du rydde hurtigt op i den på denne måde:
- Hvis du har to-do’s i din indbakke, så marker dem, sæt dem på din to-do liste og arkiver dem så.
- Skriv nogle hurtige svar til dem, du kan besvare, og arkiver dem bagefter.
- Arkiver og slet andre.
- Og resten lægger du i en “læs senere” eller “opgave” mappe, hvis det er nødvendigt.
Nu har du en tom indbakke, som du kan bevare tom ved at følge mine tips i denne artikel.
At have gode email vaner er vigtigt af den simple årsag, at hvis du har tillid til, at du kan håndtere emails effektivt, så behøver du ikke at bekymre dig om dem.
Du kan lade emails flyde ind i din indbakke, imens du udfører meget vigtigere opgaver med ro i sindet, da du ved at din indbakke bliver tom, når du når til at håndtere dem.
